В современном бизнес-мире требуется высокая скорость принятия решений и постоянная координация между различными филиалами, подразделениями, которые зачастую находятся в разных городах и даже странах.
И если раньше требовалось личное присутствие в различного рода совещаниях, то сейчас видеоконференцсвязь значительно упрощает задачу. Люди могут находиться в любом уголке мира, но виртуально сидеть за одним столом и обсуждать насущные задачи.
Кроме того подобным образом можно проводить пресс-конференции для представителей прессы, переговоры с деловыми партнерами, консультации и прочие деловые мероприятия. Для их обеспечения используются дискуссионные системы, которые представляют собой набор аудиооборудования и центральный блок управления. Установкой конференц-систем занимаются специальные профильные компании, которые специализируются на поставке оборудования для залов. Одной из таких компаний, зарекомендовавших себя на рынке ВКС (видеоконференцсвязи) является TrueConf. Компания работает на рынке уже 10 лет и является крупнейшим разработчиком оборудования для конференц-связи на территории стран СНГ.
Несколько советов от специалистов компании о том, как правильно подготовить и провести видеоконференцию.
На этапе подготовки нужно, прежде всего, определиться с местом и временем проведения видеоконференции. Также следует составить список участников и подготовить программу мероприятия. Пока все совпадает с проведением обычной конференции.
А вот дальше идет техническая часть подготовки, и она существенно отличается. Поскольку для проведения видеоконференцсвязи нужны дискуссионные системы или конференц-системы, то хорошо бы разобраться, а что же они из себя представляют.
Конференц-система состоит из центрального пункта управления и микрофонов для участников.
Микрофонные пульты бывают двух видов – для делегатов, то есть всех участников видеоконференции и для ведущего мероприятия – председателя.
Через центральный пульт управления проводится непосредственно управление микрофонами – их включение и выключение. Также на центральном пульте есть модуль для микширования голосов. Он позволяет запускать разные функции микрофонов. С помощью пультов происходит контроль передачи информации на пульты с дисплеями. Также существует возможность синхронного перевода иноязычных делегатов на нужный язык. Также можно выводить на центральный экран необходимую информацию.
Конференц-системы подразделяются на проводные и беспроводные.
В проводных системах обмен информацией между пультом управления и микрофонами осуществляется при помощи кабелей. Их выбирают, если конференции проводятся в одном и том же помещении. Если нужна мобильность, то используются беспроводные системы. Они применяются для экстренных случаев или когда мероприятия проводятся в разных помещениях. Сигнал в таких системах передается через ИК-связь.
Современная конференцсвязь имеет широкий набор функций. Причем их можно расширять, изменять, добавлять дополнительное оборудование. Совещания проходят по заранее утвержденному регламенту, поэтому все пройдет по плану и без неожиданностей.